Retenues d'impôt d'entreprise - Comment déduire les frais de maintien Sans recettes

Pas de réception, aucune déduction, non? De manière générale, oui. Le mantra de la comptabilité des petites entreprises a été sans relâche depuis des décennies lourde: "Pas de réception, aucune déduction."

Mes clients fiscales propres sont prompts à me rappeler de cette règle de tenue de documents de base. Au cours des années, j'ai entendu cela de nombreuses fois: "Mais je n'ai pas toutes les recettes que je suppose que je ne peux pas prendre la déduction, à droite.?"

Quoi de ma réponse à la "Aucun reçu, aucune déduction» lamenter? "Pas si vite! Partout où il ya une règle fiscale, il ya une exception à la règle."

Dans certaines situations, en tenant déductions sans un reçu est effectivement sanctionnés par l'IRS. Voici trois exceptions légales à l'"Pas de réception, aucune déduction" règle.

EXCEPTION # 1: Dépenses de véhicule

Vous êtes autorisé à déduire vos frais de véhicule dans la mesure où vous avez utilisé votre véhicule pour les entreprises. Si vous avez conduit votre voiture 100% pour les entreprises, puis 100% de vos frais de véhicule sont déductibles.

Et vous avez deux options pour la détermination de ces frais de véhicules:

1) La méthode des charges réelles
2) La méthode Kilométrage

Notre accent est mis sur l'option n ° 2 - parce que avec la méthode Kilométrage vos frais de véhicule est tout simplement le nombre de miles d'affaires fois le taux de kilométrage des fonctionnaires du fisc.

Pour 2009, ce taux est de 55 cents par mile. En 2009, si vous avez conduit votre véhicule 10.000 miles pour les entreprises, vous pouvez signaler une déduction de 5500 $ - sans avoir à garder tous les reçus d'essence, les vidanges d'huile, réparations et entretien, assurance, etc

Vous ne devez documenter votre kilométrage d'affaires par l'intermédiaire d'un journal écrit en quelque sorte, mais ce n'est généralement beaucoup plus facile que de sauver tous ces reçus pour les dépenses réelles du véhicule.

Exception 2: repas pendant les déplacements

Lorsque vous voyagez hors de la ville sur un voyage d'affaires pendant la nuit, vous pouvez déduire les frais réels de vos repas (en gardant la réception), ou vous pouvez compter sur le peu connu "Méthode Per Diem" (qui ne nécessite pas la réception).

La méthode per diem vous donne une indemnité de repas pour chaque jour du voyage, en fonction de quelle partie du pays que vous visitez. Par exemple, le taux de per diem pour les repas Birmingham, AL est de 44 $; pour San Francisco, c'est 64 $ (à compter du 30/09/08).

Pour trouver les montants des indemnités journalières pour chaque état, aller à: irs.gov/publications/p1542/ar02.html

EXCEPTION # 3: La règle 75 $ Dollar

Voici une autre façon facile d'éviter les tracas des recettes d'économie - celui-ci implique de votre repas d'affaires et les dépenses de divertissement. Croyez-le ou non, l'IRS ne nécessite pas un accusé de réception lorsque votre repas d'affaires ou frais de représentation est inférieure à 75 $ par charge.

Cela vous semble trop beau pour être vrai? Eh bien, il ya un «catch», bien sûr: vous devez toujours tenir un registre des cinq faits suivants relatifs à l'événement déductibles:

1) Qui avez-vous manger avec ou divertir? c'est à dire les noms des personnes et la nature de leur relation d'affaires pour vous
2) Quand le divertissement se produire? à savoir la date
3) Où est passé le divertissement se produire? à savoir le nom du restaurant ou autre lieu
4) Pourquoi avez-vous rencontrer? c'est à dire une description de l'objet social du repas ou d'un événement
5) Combien avez-vous dépenser? à savoir le montant en dollars

Vous devez enregistrer ces cinq faits dans un journal. Votre carnet de rendez-jour ou Day-Timer est l'endroit idéal pour noter cela en moins d'une minute. Ayant satisfait aux exigences de justification de l'IRS, vous pouvez alors jeter la réception. Dans le cas d'une vérification, vous serez couvert.

Deux observations finales: Exception n ° 2 s'applique à des situations voyages avec nuitées, indépendamment du fait que vous mangez vos repas seul ou avec des associés d'affaires. Exception n ° 3 s'applique aux frais de repas et de représentation engagés lorsque vous êtes avec quelqu'un avec qui vous avez une relation d'affaires existant ou potentiel, peu importe si vous êtes en ville ou en situation de voyage pendant la nuit....